Immer wieder ein Thema, das für Unsicherheit sorgt und damit für berechtigte Angst, im Zuge einer steuerlichen Betriebsprüfung nicht allen gesetzlichen Bestimmungen Rechnung zu tragen. Hier nochmal die Grundlagen und Bestimmungen zum Nachlesen.
Mit dem Abgaben-Änderungsgesetz 1998 (BGBL 28/1999) wurden seinerzeit in den §131 Abs. 3 (Führung von Büchern und Aufzeichnungen auf Datenträgern) und §132 Abs. 3 (digitale Unterlagen lesbar machen) jeweils der letzte Satz ergänzt: “Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur Verfügung zu stellen”. Der Gesetzgeber meint damit, dass digitale Aufzeichnungen auch in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden müssen, vornehmlich zur programmunterstützten Prüfung.
Über die Art dieser digitalen Daten hat das BMF in einigen Erlässen seine Rechtsansicht publiziert, es sind dies der Erlass vom 5.3.1999, in u.a. die Verpflichtung erwähnt wird, dauerhafte Wiedergaben in Form von Druckdateien oder Exportfiles (jeweils als unformatierter Text) der erstellten Auswertungen anzufertigen.
Im Erlass vom 3.7.2000 werden u.a. die zulässigen Zeichensätze und vor allem Dateiformate thematisiert, wobei als Formate die “Druckdatei” oder “Exportdateien” angeführt sind. Als Druckdatei definiert das BMF Dateien, die genau die gleiche Zeichenfolge enthalten, wie sie an den Drucker für einen Ausdruck gesandt werden. Der Inhalt einer Druckdatei sieht in einem Texteditor so aus wie am Papier, allerdings ohne jegliche Zeichenformatierung. Exportdateien müssen ebenfalls unformatierten Text enthalten und können mit fester Feldbreite oder mit Trennzeichen (z.B. Semikolon) erstellt werden.
Im Erlass vom 20.3.2009 werden die erlaubten Exportformate um das Standard Audit File-Tax-Format (ein XML-Format, weiter Informationen zu diesem Ausgabeformat siehe hier) ergänzt.
Die digitale Ausgabe des Journals wird von der Finanz zum Import in ihr Prüfprogramm verwendet, um beispielsweise ein Journal-Entry-Testing oder andere Analysen durchzuführen.
Die Österreichische Finanzverwaltung verwendet übrigens das Analyse-Werkzeug ACL der Firma ACL Services Ltd., der Verband der Gemeinnützigen Bauvereinigungen z.B. die Software IDEA der Firma Audicon (welche übrigens auch von der Deutschen Finanzverwaltung verwendet wird).