Die E-Mail Sintflut

By | 8. November 2013

image Eine strukturierte Vorgangsweise beim Abarbeiten der E-Mails zu haben ist von Vorteil. Lassen sich mit einer guten Organisation wesentliche Zeiteinsparungen erzielen, kann durch ein rascheres und gezieltes Abarbeiten eine wesentlich bessere Reaktion auf wichtige Mails erzielt werden. Wichtig dabei ist auch, nicht dem E-Mail-Reflex zu erliegen, d.h. nicht alle 5 Minuten in seinen Posteingang zu sehen oder schlimmer noch immer wenn die Eingangsbox-Anzeigeinfo aufgeht. Sonst passiert es dass man möglicherweise ganzen Tag nur mehr mit der Beantwortung von E-Mails verbringt. Daher: Mails zu gezielten Zeiten abrufen, in welchen Intervallen muss jeder selbst für sich entscheiden – egal ob das dreimal täglich oder jede halbe Stunde ist.

Beim Versenden von Mails sollten folgende wichtige Punkte beachtet werden:

  • lange E-Mails nicht vollständig weiterleiten
  • komplett antworten oder gar nicht (Punkte 1+2, 3+4 später…)
  • auf Fragen direkt im Text antworten (zitieren)
  • Entstehung muss nachvollziebar bleiben (d.h. bisherigen E-Mail-Verkehr verkürzt beibehalten)
  • aussagefähiger Betreff (aktuell halten, "Info", "Termin", usw.)
  • Verteiler optimieren (Verteiler klein halten, sparsam mit CC umgehen, BCC vermeiden)
  • keine od. kleine Anhänge, ev. darauf hinweisen

Grundsätzlich gelten folgende wichtige Punkte für eine strukturierte Vorgangsweise bei der Abarbeitung der Mails:

  1. E-Mails priorisieren
  2. E-Mails löschen
  3. E-Mails richtig ablegen

Wichtig ist, den Posteingang rein und frei zu halten. Am Ende des Tages sollte dieser idealerweise leer sein, wenn nicht möglich dann sollten maximal so viele Mails verbleiben als auf einer Bildschirmseite überblickbar sind.

Quelle: http://www.e-fellows.net/KARRIEREWISSEN/Job-Skills/Der-E-Mail-Knigge (lesen Sie dort auch die ausführlichen Details dazu)

One thought on “Die E-Mail Sintflut

  1. Lemmie

    Die aufgeführten Punkte für die strukturierte Vorgangsweise sind sehr gut. Leider gehöre ich zu den Sammlerinnen, obwohl ich mich schon sehr gebessert habe und nach wie vor an dieser Schwäche arbeite.
    Danke für den neuerlichen Denkanstoß.
    Lieben Gruß
    Lemmie

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