Mail-Organisation – Zero Inbox

By | 25. Oktober 2017

imageDie tägliche Mail-Flut ist enorm und steigt ständig an. Seine persönlichen Mails zu organisieren ist eine Kunst, die nicht jeder beherrscht. Das klappt für viele nur so recht und schlecht und es gibt eine Reihe von Beratern und Experten, die viele gute Ratschläge zum Bewältigen dieses “Information-Overkills” anbieten.

Der auch von mir persönlich immer wieder beworbene Weg sich zu verbessern ist die “Zero Inbox”. Ich wende diese Vorgangsweise seit langer Zeit an und bemerke immer wieder, dass diese Methodik weit weniger verbreitet und bekannt ist als man denkt – deshalb an dieser Stelle hier etwas mehr davon.

Merlin Mann ist ein Writer, Speaker und Broadcaster, der als einer der ersten Blogger den Begriff der “Zero Inbox” erfunden und erklärt hat. Hier der Link zu einem ca. 1-stündigen Video aus dem Google-Headquarter. Kurz zusammengefasst: “Zero Inbox” bedeutet, dass man täglich danach trachten sollte, seinen Posteingang vollständig zu entleeren bzw. leer zu kriegen. Sorgt für ein gutes Gefühl am Ende des Arbeitstages und man kann am nächsten Tag ganz frisch und unbeschwert losstarten. Eigentlich sollte es nicht ein “danach Trachten” sein – eigentlich sollte einfach jeden Abend der Posteingang nur *leer* sein.

Nun – damit das auch gelingt gibt es mehrere Ansätze, z.B. empfehlen manche Berater sogar, alle Mails, die nicht direkt an einen selbst adressiert sind, zu löschen. Ich halte nichts von derlei “Brutal-Vorgangsweisen”. Vielmehr ist mir persönlich wichtig, auch wirklich alle Mails (kurz) angesehen bzw. gelesen zu haben – eigentlich möchte ich nicht, dass mir etwas entgeht Smile. Danach wird das Mail in der Regel gelöscht oder aufgehoben. Auch hier arbeite ich nicht mit vielen vielen Unter-Ordnern, sondern es gibt eigentlich nur einen einzigen Archiv-Ordner – in den geht alles was es aufzuheben gilt. Dort kann man dann später ohnehin suchen was gefunden werden soll. Die aktuellen Mailprogramme bieten dafür ja ohnehin mittlerweile gute Suchfunktionalitäten.

Hier jene Punkte, die beim Anwenden einer Zero Inbox helfen können – es handelt sich um Vorschläge meinerseits (ich selbst wende nicht alle an):

  • Nach Möglichkeit nur ein einziges Postfach (also bei Vorhandensein mehrerer Postfächer in ein einziges Postfach zusammenführen)
  • Unnötige Mails eliminieren (Newsletter abbestellen, ungewünschte Mails blockieren, etc.)
  • Fixe Zeiten für Mail-Arbeit einplanen (z.B. 2 x täglich oder 5 x täglich, etc.)
  • Mail lesen, wenn möglich bzw. erforderlich sofort und kurz beantworten, danach löschen
  • Mail lesen und rückfragen bevor umfangreiches Antwort-Mail geschrieben wird
  • Mail lesen und für die Aufgabe ein Todo im persönlichen Kalender (oder der persönlichen Todo-List) anlegen, Mail danach löschen
  • Mail lesen und Aufgabe ev. weitergeben, Mail danach löschen
  • Einen einzigen Archiv-Ordner
  • Textbausteine verwenden
  • Mail später behandeln

Zu den beiden letzten Punkten (Textbausteine und Mails später behandeln) gibt es in Kürze eigene Beiträge mit praktischen Umsetzungs-Tipps für Thunderbird und Outlook. Gerade diese beiden letztgenannten Funktionalitäten sind meines Erachtens sehr wichtig und helfen enorm bei der Umsetzung der Zero Inbox. Stay tuned…

edit/27.08.2019: Hier noch ein Link zum Zeitblüten-Blog von Burkhard Heidenberger zum Thema „Mit einem leeren E-Mail-Posteingang entspannt in den Feiertag„.

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