LOOLEx

LOOLEx ist der neue Synchronizer für Lotus Organizer.

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LOOLex synchronisiert den Lotus Organizer mit Microsoft Outlook, die Synchronisation erfolgt in beide Richtungen.

Weitere Szenarien: Outlook kann mit jedem Caldav-fähigen Webmailkonto (z.B. GMX, GMail, posteo.de) synchronisiert werden, empfehlenswert dafür ist das Outlook-Addin CalDavSynchronizer von caldavsynchronizer.org. Ein Webmail-Konto kann natürlich mit jedem beliebigen Device (iOS, Android) auf Basis Caldav synchronisiert werden.

 

Funktionsweise

Der Lotus Organizer besteht aus verschiedenen sogenannten “Registern”. Es wird je ein Register der Art Kalender, Aktivitäten, Planer und Jahrestage synchronisiert, d.h. die Bezeichnung der Register ist frei wählbar und kann in LOOLEx in den Einstellungen angegeben werden. Einträge aus den Registern Aktivitäten, Planer und Jahrestage werden nach Outlook mit einem bestimmten frei wählbaren vorgestellten Zeichen übertragen (z.B. ein ! für Aktivitäten, ein * für Planer usw.). Die vorgestellten Zeichen können ebenfalls in den Programmeinstellungen definiert werden. Aufgrund dieser vorgestellten Zeichen erkennt LOOLEx, dass Termine aus Outlook nicht in den Kalender, sondern in ein spezielles Register (Aktivitäten, Planer, Jahrestage) gehören.

Für Einträge in folgenden Registern gibt es diese Besonderheiten
Aktivitäten: Ein Aktivitäten-Eintrag aus dem Organizer wird in Outlook mit dem vorgestellten Kennzeichen (z.B. „!”) im Betreff und Text als Kalender-Eintrag um 02:00 Uhr mit 00:00 Minuten dargestellt
Planer: Ein Planer-Eintrag aus dem Organizer wird in Outlook mit dem vorgestellten Kennzeichen (z.B. “$”) im Betreff und Text als ganztägiges Ereignis dargestellt
Jahrestage: Ein Jahrestag-Eintrag aus dem Organizer wird in Outlook mit dem vorgestellten Kennzeichen (z.B. “*”) im Betreff und Text als Kalender-Eintrag um 01:00 Uhr mit 00:00 Minuten dargestellt. Bei den Jahrestagen wird davon ausgegangen, dass diese standardmäßig auch für die Folgejahre gelten, d.h. es werden etwaige vorhandene Jahrestage für den Synchronisierungszeitraum falls erforderlich dupliziert (z.B. Jahrestag am 3.4. wird auch für den 3.4. des Folgejahres übernommen wenn dieses Datum im Synchronisierungszeitraum liegt).
Text: Nachdem es im Lotus Organizer nur einen Text je Termin bzw. Registereintrag gibt, wird dieser Text nach Outlook sowohl in den Betreff als auch in den Termin-Text übernommen. Werden Termine in Outlook verändert, erfolgt immer eine Prüfung von Betreff und Text und je nach Unterscheidung erfolgt die Rück-Synchronisation.

Als Outlook-Kalender muss nicht der Standard-Kalender verwendet werden, es ist in den Einstellungen möglich, Outlook-Postfach und Outlook-Kalendername anzugeben, falls mehrere Postfächer/Kalender vorhanden sind.

Der Synchronisationszeitraum kann frei gewählt werden (Tage Vergangenheit/Zukunft).

Das Programm wird als Tray-Icon in die Taskleiste gestartet und führt die Synchronisation im gewählten Intervall (1-60 Minuten) durch, jeder Synchronisationsvorgang wird protokolliert und kann nachträglich kontrolliert werden.

Tipp in Sachen Datensicherheit (wie ich vorgehe)
Anlage einer lokalen Kalenderdatei die weder nach Exchange noch in die Cloud synchronisiert wird. Diese Kalenderdatei wird mit LOOLex und somit dem Lotus Organizer synchron gehalten. Mit dem Outlook-Addin CalDavSynchronizer wird diese lokale Kalenderdatei mit einem vertrauenswürdigen Postfachdienstleister (ich empfehle dazu Posteo) synchronisiert. Posteo hat z.B. die Besonderheit, dass sämtliche Daten nicht nur verschlüsselt übertragen sondern auch verschlüsselt gespeichert werden können.

Tipp bei Verwendung einer lokalen Kalenderdatei mit mehreren Outlook-Profilen
Bei Verwendung mehrerer Outlook-Profile empfiehlt es sich, in jedem Profil die selbe lokale Kalenderdatei hinzuzufügen, damit LOOLex (egal mit welchem Profil man arbeitet) immer diese lokale Kalenderdatei verwenden kann.
Vorgangsweise: Über die Systemsteuerung/E-Mail eine neue Datendatei auf einem lokalen Laufwerk anlegen, in diesem über Outlook einen neuen Kalender. Diese neue Datei dann auch im zweiten Profil hinzufügen, somit gibt es nun den gleichen lokalen Kalender in der gleichen lokalen Datei in beiden Profilen.

 

Verwendung

Das Programm befindet sich aktuell noch in der Beta-Phase, ich setze es aber derzeit schon produktiv ein – bei Interesse an einem Testeinsatz bitte um ein kurzes Mail.

Versionsgeschichte
08.11.2021 – Version 1.3.0 – Verbesserung bei Outlook-Beenden während Sync-Vorgang, Erweiterung Übernahme Jahrestage auch f. ev. Folgejahres-Zeitraum