Einen genauen Blick muss man in kein Büro werfen, um die meterhohen Papierstapel zu bemerken, die sich auf Tischen und Ablagekästen türmen. Je nach ökologischen Vorlieben der Unternehmensleitung wird gechlortes oder auch chlorfreies, nachhaltig produziertes oder recyceltes Papier zum Drucken, Notizen machen oder als Briefpapier verwendet. Aber wie kann der Papierverbrauch auch in Unternehmen, die bereits Maßnahmen zur Papierreduktion gesetzt haben, vermindert werden?
Papier als Basiswerkstoff
Zwar hat sich durch die Technologie des Internets der Briefverkehr schon stark gemindert und auch die Qualität von Papier nimmt bei sinkenden negativen Umwelteinflüssen immer mehr zu, aber trotzdem häufen sich nach wie vor unnötige Papierutensilien in Büros. Von Haftnotizzetteln über Druckerpapier bis hin zu Notizblöcken und Papptellern – der Werkstoff ist allgegenwärtig.
Einsatz von Papier
In vielen Situationen ist der Einsatz von Papier nicht wegzudenken. Ein Anruf geht im Büro ein und eine Notiz muss festgehalten werden. In Greifnähe liegt ein Blatt Papier und mit dem hastig ergriffenen Kugelschreiber werden die Worte des Anrufers dokumentiert. Das selbe geschieht oft bei E-Mails. Da sich das Postfach immer mehr füllt und der Überblick über wichtige und unwichtige E-Mails langsam aber sicher verloren geht, werden diese ausgedruckt und abgelegt.
Elektronische Speicherung als papiersparende Alternative
Auch in Unternehmen, die keine hohen Beträge für ausgeklügelte EDV-Systeme ausgeben wollen, ist die elektronische Speicherung von Daten eine willkommene Alternative. Viele Ausdrucke und Notizen auf Papier lassen sich leicht vermeiden, indem ein nachvollziehbares Speichersystem verwendet wird. Dazu braucht es keine ausgeklügelten Software-Programme, sondern lediglich logische und nachvollziehbare Ordner, auf welche die Mitarbeiter je nach Aufgaben- und Zuständigkeitsbereich Zugriff haben können. Ordner für Notizen sind schnell erstellt und mit einem kurzen, aber prägnanten Leitfaden, wie das Abspeichern der Notizen oder E-Mails erfolgen soll, werden Mitarbeiter rasch eingeschult. Für die Abwicklung von E-Mails kann ebenso ein System angelegt werden, indem beispielsweise ein zweiter, interner E-Mail Account angelegt wird.
Den Überblick bewahren
Oft werden auch Dokumente ausgedruckt, die ständig zur Unterstützung des Arbeitsablaufes benötigt werden. Um den Ausdruck dieser zu ersparen, sind weitere Monitore eine empfehlenswerte Lösung. Dadurch können parallel zwei oder mehrere Dokumente geöffnet bleiben und das Ausdrucken bleibt erspart. Paralleles Arbeiten an zwei Bildschirmen klingt möglicherweise kompliziert – ist es aber keineswegs. Die Gewöhnungsdauer beträgt nur wenige Stunden und zahlt sich wirklich aus. Denn einerseits werden Druck- und Papierkosten gespart, andererseits bleibt der ewige Weg zum Abteilungsdrucker und möglicherweise vermischte Druckausgaben erspart.
Jedes gesparte Blatt bringt Geld
In einigen Situationen ist es klar, dass Papier verbraucht werden muss. Jedoch gibt es eine klare Grenze zwischen notwendigem Papierverbrauch und überflüssigem Papierverbrauch. Die Anwendung von Maßnahmen, wie der Anschaffung zweiter Bildschirme oder Speichersystemen, wird sich nicht nur positiv auf die Umwelt durch geringeren Papierverbrauch, sondern auch auf das Konto des Unternehmens schnell auswirken. Denn je mehr Papier gedruckt wird, desto mehr Papier wird auch entsorgt. Und es sind nicht nur die Druckkosten, die ein Unternehmen zu beachten hat, sondern auch die Entsorgungskosten.